Regierol gemeente Haarlem - Nieuwe rolverdeling bij beheer en onderhoud

Het uitbesteden van beheer en onderhoud vraagt om een andere rol van de gemeente Haarlem. De gemeente blijft eindverantwoordelijk en voert de regie, de onderhoudspartners zijn verantwoordelijk voor het gedefinieerde resultaat en voor de processen om dit te bereiken. Het gezamenlijke doel is een kwaliteitsomgeving en een tevreden burger. Het is wennen aan de nieuwe rollen voor zowel de gemeente als de partners, maar binnen de domeinen Riolering en Asfalt zijn al eerste successen geboekt.

Aan de nieuwe aanpak ging een reorganisatie vooraf. De gemeente Haarlem verminderde het aantal ambtenaren en zette stappen om de kosten te verlagen. Zo werden de afdelingen Projecten en Beheer samengevoegd tot de hoofdafdeling Gebiedsontwikkeling & Beheer. Het inrichtingsprincipe bij de vorming van deze hoofdafdeling was de markt zoveel mogelijk werkzaamheden te laten uitvoeren en deze als gemeente te regisseren.

Domeinen

Gebiedsontwikkeling & Beheer is verantwoordelijk voor dagelijks beheer, projecten (groot onderhoud en vervanging/nieuwbouw) en ontwikkelprojecten (gebiedsprojecten). De noodzaak om de markt erbij te betrekken was voor dagelijks beheer en onderhoud het grootst, omdat er bij de gemeente onvoldoende capaciteit was. 75 contracten werden gebundeld tot tien domeinen met gelijksoortige werkzaamheden in de keten van activiteiten. De helft van de domeinen blijft de verantwoordelijkheid van de organisatie Spaarnelanden. De overige domeinen zijn openbaar aanbesteed en eind 2014 zijn er vijf overeenkomsten gesloten, waaronder twee met BAM. Op 1 januari 2015 ging de samenwerking op basis van partnerschap van start met een transitieperiode van zes maanden. De overeenkomsten omvatten een periode van vier jaar, met de mogelijkheid om twee keer met twee jaar te verlengen.

Kwaliteitsniveaus

BAM Infra is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en onderhoud van de domeinen Asfalt en markering en Riolering en grondwater in de vijf stadsgebieden. Dit laatste domein in combinatie met vandervalk+degroot. Dit betreft preventief en correctief onderhoud. Vervangend onderhoud en nieuwbouw zijn aparte projecten die de gemeente zelf oppakt. De onderhouds-partners zorgen voor het vereiste kwaliteitsniveau, voor zo veel mogelijk efficiency en zo min mogelijk hinder voor de omgeving. Voor elk domein gelden resultaats- en proceseisen die de partners zelf borgen en aantonen. Zo gelden voor Asfalt en markeringen beeldkwaliteitsniveaus per toepassingsgebied die door de gemeente zijn vastgesteld. Voor Riolering en grond-water (rioleringen, huisaansluitingen, kolken en schuiven) gelden veelal functionele eisen. De transitiefase is benut voor een inventarisatieronde van alle objecten waarvoor BAM verantwoordelijk is. Met deze gegevens is de database van de gemeente aangevuld. De gemeente heeft zo een completer beeld. Dit inzicht helpt bij de onderhouds- en beheerplannen op de korte en de lange termijn.

Overleg

Voor het organiseren van het dagelijks beheer en onderhoud is er een overlegstructuur opgezet vanuit het belang van onderlinge afstemming. De gemeente wil op de hoogte blijven vanwege haar regierol, de wethouder wil geïnformeerd zijn vanwege de bestuurlijke taak en uiteraard wordt er ook afgestemd met de onderhoudspartners van de andere domeinen. Elke partner is verantwoordelijk voor domeinoverstijgende thema’s. BAM/vandervalk+degroot heeft veel ervaring met binnenstedelijke projecten en is zich meer bewust geworden van de bestuurlijke verantwoordelijkheid die de gemeente heeft en van de beleving van de burgers. Technisch en organisatorisch kan alles goed zijn geregeld, maar als betrokkenen niet tijdig zijn geïnformeerd, wordt het gewenste eindresultaat niet behaald. Elke onderhoudspartner heeft daarom een omgevingsmanager ingezet en er wordt afgestemd met de afdeling Communicatie van de gemeente.

Communicatie

Samenwerking vraagt om zorgvuldige communicatie: intern binnen de gemeente, extern met de onderhouds-partners en met de burgers. De gemeente zorgt voor de communicatie naar de burgers, de onderhoudspartners voorzien de gemeente van voldoende informatie. Alleen voor het domein Riolering en grondwater zorgt BAM/vandervalk+ degroot bij de huisaansluitingen van de riolering voor individuele communicatie bij meldingen. Met folders, sociale media en de website is er gezamenlijk geïnvesteerd in burgerinformatie. De gemeente blijft namelijk eindverantwoordelijk, ook in de nieuwe aanpak van beheer en onderhoud. De gemeente helpt de onderhoudspartners een communicatie-blik op hun werkzaamheden te werpen. Eerst hadden de omgevingsmanagers uitsluitend rechtstreeks contact. Dit werkte onvoldoende, omdat de omgevingsmanagers van de gemeente per gebied werken en de onderhoudspartners in een gebiedsoverstijgend domein. Communicatievragen van de partners komen nu ook bij de centrale afdeling Communicatie terecht.

Vertrouwen

Het gezamenlijke doel is een kwaliteitsomgeving en een tevreden burger. De nieuwe aanpak vraagt een verandering van alle partijen. De gemeente leert met de regierol om te gaan en de partners worden zich steeds meer bewust van de impact van hun activiteiten op de stad en van de bestuurlijke gevolgen. Gezamenlijk wordt deelgenomen aan de Regie Academie, een leergang met modules over contractkennis en intermenselijke competenties, opgezet samen met een externe partij. Ook is er de Samenwerkingsmonitor ingevoerd om elk kwartaal de kwaliteit van de samenwerking gezamenlijk te beoordelen. Zo wordt onderling vertrouwen opgebouwd. Het taakstellende budget geldt en steekproefsgewijs wordt met het externe Auditbureau getoetst of de partners voldoen aan de resultaatseisen en hun processen op orde hebben. Er is voor gekozen om samen te werken volgens de geest en niet volgens de letter van het contract. Dit betekent dat risico’s gezamenlijk werden besproken en bij financiële tegenvallers ook samen werd gezocht naar oplossingen. Soms zijn dit besparingsmogelijkheden binnen het domein, incidenteel kan dit ook een aanvulling op het budget zijn, bijvoorbeeld bij calamiteiten. Samenwerking op basis van partnerschap dus.

Optimalisatie

Door dit project zijn er meer mogelijkheden tot verbetering, zoals levensverlengend onderhoud aan rioleringen. Deze hebben al tot besparingen geleid. Er zijn nog meer mogelijkheden, zeker domein-overstijgend, zoals het schouwen met de andere partners, wat veel efficiënter is. Ook op lange termijn zijn er optimalisatiemogelijkheden voor de gemeente, die leiden tot lagere totale levenscyclus-kosten. Doel van de gemeente Haarlem was de kennis in de markt meer te benutten en dat is gebeurd. Het volledige asset management zal nooit worden uitbesteed. De gemeente wil de regie houden vanwege de verantwoordelijkheid naar de burgers, maar een adviserende rol van de markt tot aan strategisch niveau is zeker mogelijk. De nieuwe aanpak levert binnen de domeinen Riolering en Asfalt winst op voor alle betrokkenen en heeft belangstelling van andere gemeenten. De praktijkkennis wordt nu aangeboden aan consultancydiensten, zoals het uitvoeren van een quick scan op het areaal en het gezamenlijk vaststellen van optimalisatiemogelijkheden voor risico’s, kosten en prestaties. Andere nieuwe mogelijkheden zijn het digitaliseren van het areaal en het toepassen van sensortechniek. Assets zijn zo geen kostenpost, maar creëren waarde.